■収納で「業務の効率化」を考える■
私は仕事をする中で大きく分けて「経理関係の書類」「制作関係の書類」を扱いますが、その中でも請求書のお金に関係するものなのでミスが起きないように管理するにはどうしたらいいか、保管の仕組みを見直したいと考えていました。
今までの書類の保管方法は…
まず、請求書が届くと下記の条件で振り分けます。
①be-athome宛か？yonidas.宛か？
↓その中でさらに
②外注費か？経費か？
↓さらに
③支払月が当月か？翌月か？翌々月か？
こうして振り分けたものをまずはクリアファイルに入れ、該当の書類ケースの引き出しに保管します。
■細かく仕分けるメリットとデメリット■
メリット
請求書は基本的に支払月ごとに分けているんですが、支払いに使う口座が複数あるので「be-athomeか？yonidas.か？」「費用の種類別」にも分けています。
支払いの時に処理を間違えたり払い忘れを防止出来るし、何より頭で考えなくていいのでにスムーズに作業が進みます。
デメリット
細かく分類すれば便利な半面、取り出す時に動作が増えるというデメリットもあります。
- 引き出しを開ける
- 該当の月のクリアファイルを取り出す
- クリアファイルから書類を取り出す
書類に辿り着くまで3つの動作をすることになり、その後使った書類を戻す時も同様に3つの動作をすることになります。
しかも該当の月のクリアファイルが引き出しの下の方に埋もれていると、結局全部出して探すことになり面倒な動作が増えるばかり。
ちょっとしたことでも毎日・毎回やっていれば結構面倒くさいものです。
■オフィスでも使える！収納ルール■
以前からよくブログや書籍を読んでいたOURHOMEのEmiさん（整理収納アドバイザー）の収納ルールを参考にしました。
Emiさんの書籍などで紹介されている「片付けやすい収納のルール」に下記の２つがよく挙げられます。
ワンボックスワンアイテム … １つの箱（引き出し）には１種類のものだけを入れる
ワンアクションで取り出せる … 取り出し、戻す時に１回の動作で完了する
「実は性格は大雑把で面倒くさがり屋」というEmiさん。
私も似たような性格なので、Emiさんの考える「自分が楽するため」のアイディアは取り入れやすく、収納に関することだけでなく日頃の考え方など参考になることがたくさんあります。
すでに会社の備品や案件ごとの資料を整理するのにこのルールを取り入れていたので、請求書の保管もこのルールに基づいて整理しようと考えました。
「ワンボックスワンアイテム」は、請求書を分類してクリアファイルに入れることでクリアしています。
「ワンアクション」を可能にするにはどうすればいいか…
引き出しから該当の月のクリアファイルを取り出す動作をなくすには「クリアファイルの数だけ引き出しがあればいい」ということで、まずは10段以上の引き出しがある書類ケースを探しました。
床置型や１段が薄いコンパクトなタイプまで色々ありましたが、１段に一月分の請求書が入れば充分なので、デスク上に置けるタイプに絞りました。
これならクリアファイルで分ける必要がなくなるので、
- 該当の月の引き出しを開ける
- 請求書を取り出す
の２つの動作で完結します。これで１つ動作が減りましたが、でもまだ減らせるはず…
もうちょっと粘って探してみるとありました！
「CUBE BOX α12段トレータイプ」
（参考：キューブボックスアルファ公式ショップ）
トレータイプなので引き出さずにそのまま書類が入れられ、取り出す時もサッと取り出せます。
そして12段あるので書類を細かく分類できます。
とりあえず付箋で仮ラベルをつけて、しばらく使ってみて問題なければ付属のラベルを使用する予定です。
■「無駄」に気付くことが効率化の第一歩■
「これ無駄じゃないか？」や「ちょっと使いにくいな～」という日常のちょっとした不便に気付き、改善するためにどうしたらいいかな？と考えることは大事だと思います。
大抵、実際に改善してみると「何で今までこれをやらなかったんだぁ～！」と効率の悪いやり方をしていたことを後悔することが多いです。
なので、常に「自分が今やっている方法は最善なのか？」「他に良い方法があるんじゃないか？」と考えるように心掛けています。